#32 - Von Chaos zu Klarheit: Die 6 Projektmanagement-Regeln für Bau- & Interior-Projekte

00:00:01: Hallo und herzlich willkommen zum Printierius Podcast.

00:00:04: Der Podcast, der deine Räume mit Persönlichkeit füllt.

00:00:07: Mein Name ist Karo, ich bin wie immer dein Host.

00:00:09: Und ich freue mich riesig, dich heute nochmal zu einer Solo-Folge des Printierius Podcasts begrüßen zu dürfen.

00:00:16: Ich habe heute nochmal ein richtig wichtiges Thema für dich.

00:00:21: Und zwar für all diejenigen, die, ja, ich sag mal, vielleicht auch in derselben Situation stecken oder vielleicht... ein Projekt haben, das sie in Zukunft abschließen möchten bzw.

00:00:35: eröffnen möchten und es dort eine ganze geballte Menge an Projektmanagement gibt.

00:00:43: Heute geht es nämlich um das Thema Projektmanagement und zwar wie es wirklich funktioniert.

00:00:49: Ihr wisst, wir machen ja viele verschiedene Projekte im privaten sowie auch im geschäftlichen Bereich und ihr lernt heute vor allem in diesem Podcast, was die größten Herausforderungen sind, gerade im Bau von Innenausbauprojekten und natürlich dann auch, warum solche Projekte scheitern und was gutes Projektmanagement überhaupt ausmacht und natürlich auch noch so ein bisschen Tipps und Tricks bei der Umsetzung und wie auch die richtige Kundenkommunikation in Projektmanagement geschieht.

00:01:24: Ich freue mich auf jeden Fall heute mit dir oder mit euch diese schöne Folge teilen zu können und ich würde sagen, wir legen direkt los.

00:01:34: Ja, was sind eigentlich die größten Herausforderungen?

00:01:36: Vor allem in Bauprojekten oder eben auch in den Ausbauprojekten?

00:01:42: Ich denke, dass so wie es oft einfach ist, zu viele Köche verderben den Brei und das ist natürlich auch beim Projektmanagement so.

00:01:53: Es ist einfach so, wenn viele Beteiligte da sind.

00:01:57: Und ich denke, das alles unter Einhut zu bekommen, ist immer mal wieder herausfordernd.

00:02:01: Da muss man auf jeden Fall schauen, gucken, dass das eben von Anfang an gut geklärt ist.

00:02:06: dass alle, alle Meinungen berücksichtigt werden und dass man dann eben einen roten Fahrten findet.

00:02:12: Ansonsten, die größten Herausforderungen sind natürlich eben auch enge Timings, harte Deadlines, aber das hat natürlich auch viel mit Organisationen zu tun.

00:02:22: Zu gucken, passt das alles vom Zeitmanagement her und können wir die Deadlines einhalten oder nicht?

00:02:30: Dann ist natürlich auch immer die Herausforderung, ob man mit Fremdgewerken arbeitet.

00:02:36: Und ist man von denen abhängig oder nicht?

00:02:39: Und das kann natürlich dann auch immer so ein bisschen herausfordernd sein, wenn man auf Fremdgewerke abhängig ist.

00:02:47: Und natürlich dann auch so was wie Kommunikation zu lücken.

00:02:50: Da kommen wir später auch nochmal im Detail drauf zurück.

00:02:54: Also was wie aber auch Last-Minute-Änderung.

00:02:58: Und vor allem auch unklare Zuständigkeiten.

00:03:01: Das ist natürlich auch so ein Thema, wenn nicht klar definiert ist.

00:03:04: welches Gewerkfallalem auch oder welcher Part für was zuständig ist, dann fühlt sich nämlich am Ende immer keiner zuständig und das ist dann das, was es am allerschwierigsten macht und natürlich dann auch zu Missverständnissen fühlt und das Ganze dann natürlich auch zu zeitlichen Problemen.

00:03:23: Ja, warum scheitern Projekte jetzt oft auch nicht eben nur an die Idee, sondern auch an der Umsetzung, also Ich glaube, die größten Fehler, die entstehen, sind eben, dass keine saubere Planung entsteht, wie ich es gerade schon angesprochen hatte.

00:03:40: Und wenn keine saubere Planung ist, dann geht alles auch nicht smooth ineinander über und dann wird es Haken und Stocken und Probleme geben und das macht es dann natürlich auch sehr fehlerbehaftet und deswegen kommt es dann erst gar nicht zur Umsetzung.

00:04:00: Ansonsten, was wir auch zum Beispiel häufig schon in unserer Karriere gesehen haben, auch mit anderen großen Projekten.

00:04:09: Ansonsten, was natürlich auch oft ist, so was wie eine fehlende realistische Einschätzung von Zeit, Kosten und Material.

00:04:17: Und wenn da dann natürlich das unrealistisch eingeschätzt ist, vor allem ja Zeit und Kosten, dann Dann wird es immer zu Problemen geben und dann wird diese Umsetzung auf jeden Fall auch nicht stattfinden.

00:04:33: Ja, dann natürlich auch so Dinge wie fehlende realistische Einschätzung von Zeit, Kosten und Material.

00:04:39: Das ist natürlich was, dass unrealistisch eingeschätzt wird.

00:04:46: dann hat man am Ende das große Drama entweder es wird teurer oder es verzögert sich oder oder oder und das wird man natürlich nicht.

00:04:54: Man möchte das natürlich vor allem auch, wenn man das Ganze eben im gewerblichen Bereich macht, also das man zum Beispiel Kunden hat, möchte das natürlich, dass das alles läuft und alles move von der Hand geht.

00:05:05: und das wird es natürlich nicht, wenn hier es immer zu Verzögerungen kommt oder vielleicht eben auch ja kein Material mehr da ist oder oder oder.

00:05:14: Ansonsten natürlich auch so Dinge wie nicht ausreichende Abstimmung zwischen Planung und Produktion.

00:05:20: Das haben wir tatsächlich auch schon gesehen.

00:05:23: Das ist natürlich sehr, sehr, sehr schwierig, wenn das nicht Hand in Hand geht, weil Planung und Produktion, das muss natürlich einfach laufen.

00:05:31: Es muss immer genug Material natürlich auch dort sein.

00:05:35: Und das sind natürlich auch mal dann so Dinge, dass das erst gar nicht in die Umsetzung kommt, genauso wie ganz, ganz, ganz wichtiger Punkt, mangelnde Kommunikation zwischen den Gewerken.

00:05:45: Also, wenn hier keine transparente Kommunikation stattfindet, dann wird schwierig und vor allem, wenn auch keiner so wirklich weiß, ob das jetzt eine Zeitplanung ist oder welcher Partwerfer was zuständig ist, mangelnde Kommunikation ist einfach immer ein... Project Killer.

00:06:05: Ansonsten keine Zwischenkontrollen.

00:06:09: Das ist natürlich tödlich, weil wenn am Anfang ein Fehler passiert und der ja, der fällt nicht auf, weil keine Kontrollen stattgefunden haben, dann zieht er sich natürlich bis ins ganze Projekt bis nach hinten durch.

00:06:21: und dann ja, ihr wisst ja aber wie es ist, wenn so ein Fehler dann erst am Ende irgendwie auffällt.

00:06:27: Das ist dann schon ziemlich, ziemlich doof.

00:06:31: Ja, jetzt haben wir natürlich über die Dinge gesprochen, die herausfordern sind und die Gründe, warum Projekte scheitern können, nicht nur an die Idee, sondern eben auch an der Umsetzung.

00:06:43: Jetzt ist natürlich die Frage, was macht denn überhaupt ein gutes Projektmanagement in der Praxis aus?

00:06:49: Also es ist vor allem, wie wir immer finden, ein strukturierter Projektplan mit klaren Deadlines.

00:06:59: Und das sind jetzt hier so ein paar Punkte.

00:07:02: Die könnt ihr euch eigentlich auch wirklich aufschreiben, weil das hilft schon ungemein, wenn man diese sechs Punkte hier mitnimmt.

00:07:09: Der erste ist strukturierter Projektplan mit klaren Deadlines.

00:07:12: Wenn ihr das richtig plant und wenn ihr das richtig organisiert mit klaren Deadlines und die auch einhaltet, dann ist das wirklich schon die halbe Miete.

00:07:22: Dann die Verantwortlichkeiten, das ist Punkt Nummer zwei.

00:07:25: klar definieren.

00:07:27: Wenn jeder ganz genau weiß bis ins kleinste Teil, wer verantwortlich ist für was, dann verhindert das einfach Missverständnisse und jeder weiß ganz genau was er zu tun hat und dann wird es später auch einfacher.

00:07:41: Punkt Nummer drei ist frühzeitige Einbindung aller Beteiligten.

00:07:45: Holt ihr, wer vor allem nur mit verschiedenen Gewerken arbeitet, holt ihr auf jeden Fall frühzeitig alle mit ins Boot.

00:07:53: und macht eine klare, klare Absprache.

00:07:56: Viertepunkt, schon öfter angesprochen, transparente Kommunikation.

00:08:00: Das ist das aller, allerwichtigste von Anfang an, ob das jetzt mit den Gewerken ist, ob das jetzt im Team ist, ob das jetzt mit dem Kunden ist, das ist ganz egal, immer komplett transparent kommunizieren, damit Missverständnisse erst gar nicht aufkommen oder falls welche da sind, dass die dann auch direkt gelöst werden können.

00:08:18: Punkt Nummer fünf ist Flexibilität für Änderungen, aber dann auch natürlich kontrolliert.

00:08:23: Natürlich ist das nie gern gesehen, wenn so Last-Minute-Änderungen kommen, aber es ist halt einfach normal.

00:08:30: Wir sind alle Menschen und es kann auch sein, dass eben mein Material nicht verfügbar ist.

00:08:37: Es kann mal sein, dass der Kunde beispielsweise sich doch für was anderes entscheidet, weil es ihm besser gefällt, plant das vorher rechtzeitig ein, dass es nicht zu spät ist und vor allem checkt es nochmal immer wieder ein checken mit dem Kunden immer und immer wieder ein checken damit man immer wieder nochmal sich das go holt und dann gegebenenfalls vorher auch schon weiß ob nicht vielleicht doch eine Änderung stattfinden wird oder nicht.

00:09:02: Ansonsten sechster und letzter Punkt ist die Dokumentation und die regelmäßigen Updates vor allem eben auch für das Team, für den Kunden, für die Gewerke einfach, damit alles dokumentiert ist, damit ihr seht, was passiert, damit andere sehen, was der Stand ist, damit die alle abgedatet sind und das ganze kann man natürlich dann auch schon mit Fotos schön dokumentieren.

00:09:27: Das ist ein Gamechanger und lässt den Kunden auf jeden Fall beispielsweise auch, ja, ich sag mal ruhiger schlafen und er fühlt sich abgeholt.

00:09:42: Jetzt haben wir so ein bisschen darüber gesprochen, was gutes Projektmanagement ausmacht.

00:09:46: Die Frage ist jetzt auch, was sind denn so Tools oder Methoden, die so im Alltag auch helfen?

00:09:51: Also, wir können natürlich sagen, was wir immer machen.

00:09:55: Wir arbeiten gerne mit Checklisten und Meilensteinpläne.

00:09:58: Warum?

00:09:59: Damit man einfach alles ganz genau dokumentiert hat.

00:10:02: Was ist gerade Stand der Dinge?

00:10:03: Wir sind alle abgedatet.

00:10:06: Was fehlt noch?

00:10:07: Ist das schon dann?

00:10:09: Und Meilensteinpläne natürlich.

00:10:12: Das gibt dem Kunden beispielsweise auch ein gutes Gefühl.

00:10:15: Man sieht ganz genau, wo man sich jetzt gerade befindet, was der nächste Meilenstein ist.

00:10:21: Und das ist dann auch einfach ein bisschen besser planbarer und organisiertbar.

00:10:27: Ansonsten arbeiten wir auch immer gerne mit geteilten Dokumenten, mit Livezugriff, also zum Beispiel sowas wie Google Drive, Dropbox.

00:10:35: Da gibt es noch ganz viele verschiedene.

00:10:38: Und wenn jedes Gewerkt zum Beispiel da auch Zugriff drauf hat oder zumindest der Kunde der Zugriff drauf hat, dann sieht er mal ganz genau, was Stand der Dinge ist.

00:10:46: Und alle anderen aus dem Team natürlich auch und können dann immer diesen Fortschritt sehen.

00:10:52: Und ansonsten spart es natürlich auch Zeit, wenn irgendwelche wichtigen Dokumente sind, wo einfach jeder drauf Zugriff hat.

00:10:59: Das ist eben auch so ein kleiner Game Changer, was einfach die Arbeit so ein bisschen erleichtert.

00:11:05: Ansonsten natürlich vor dem Ganzen sind die Moodboards, die Moodboards und die Visualisierungen für Klarheit.

00:11:13: Denn es ist am allerwichtigsten dass jeder weiß, um was es geht und dass jeder weiß, dass man auf eine Sache herarbeitet und wie das Endergebnis aussehen soll.

00:11:22: und damit man wirklich schon so ein Feeling dafür bekommt und das einfach schon so ein bisschen sehen und visualisieren kann sind Mutboards wirklich ein Gamechanger.

00:11:31: Wir haben auch schon mal hier in diesem Podcast ein Mutboard.

00:11:35: eine Moonboard Folge gemacht, die könnt ihr euch gerne mal anhören, wie man denn ein richtiges Moonboard macht und warum das Ganze so wichtig ist und dass das wirklich, wirklich hilft.

00:11:44: Also wir arbeiten super gerne mit den Kunden, mit unseren Kunden, mit Moonboards.

00:11:49: Und da kriegt man einfach auch so ein bisschen ein besseres, ja, Feeling, Verständnis für Farbenformen, Materialien und so weiter und so fort.

00:11:58: Und hier natürlich auch der letzte Punkt.

00:12:00: Kommunikation ist der Key.

00:12:03: wirklich schaut, dass ihr gute Kommunikationskaläne habt, dass ihr vielleicht nicht unbedingt fünf verschiedene Kanäle habt mit Gewerken und Kunden und was auch immer, sondern schaut, dass ihr eine klare Kommunikationskette habt und ich glaube dazu muss ich nicht mehr sagen.

00:12:22: Da kommen nämlich im nächsten Punkt so ein bisschen drauf und zwar, wie wichtig überhaupt die Kommunikation mit dem Kunden ist.

00:12:29: Also mich hat mal jemand gefragt, ob das überhaupt denn so wichtig ist, dass man den Kunden oder beziehungsweise wie wichtig es ist, wie viel Kommunikation mit dem Kunden man überhaupt hat während eines Projekts.

00:12:45: Ich kann euch sagen, der Kunde fühlt sich abgeholt, wenn ihr mit ihm mehr kommuniziert.

00:12:52: Das fängt zum Beispiel auch schon ganz klein an beim Erwartungsmanagement.

00:12:56: Was ist realistisch und was ist Wunschdenken?

00:12:59: Und wenn ihr ganz klar und ganz transparent von Anfang an das so kommuniziert, was ist machbar, was ist realistisch, was funktioniert nicht, was man aber zum Beispiel auch als Alternative machen kann und so weiter und sofort, dann bildet das natürlich auch Vertrauen.

00:13:15: Und Vertrauen bildet sich natürlich auch durch diese regelmäßigen Updates.

00:13:20: Wenn ihr jetzt ein Projekt startet oder selbst, wenn ihr vielleicht selbst Kunde seid und die Firma, bei der ihr dieses Projekt oder mit der ihr dieses Projekt macht, meldet sich einmal in in vier Wochen oder so oder einmal in sechs Wochen, da kriegt man die Krise, wenn man sich als Kunde dann auch denkt, was machen die?

00:13:38: Was passiert?

00:13:39: Passiert überhaupt was?

00:13:41: Und das schafft natürlich so ein bisschen Unmut auch.

00:13:44: Aber wenn es regelmäßige Updates gibt, vielleicht eben auch mit Fotos oder was auch immer, dann fühlt sich der Kunde abgeholt und es gibt einen sehr, sehr, sehr gutes Gefühl und wir möchten natürlich auch, dass unsere Kunden uns weiter empfehlen.

00:13:58: Und das war das Ergebnis dann am Ende natürlich auch.

00:14:01: sehr, sehr, sehr schön und zufriedenstellend eben ist.

00:14:04: Und das bringt mich natürlich auch zu meinem nächsten Punkt und zwar auch Entscheidungshilfe zu bieten in der Kommunikation.

00:14:13: Also es geht nicht nur darum zu sagen, möchtest du grün oder blau, sondern es geht ja wirklich darum auch... Zum Beispiel, wir würden dir empfehlen, diesen Druck zu nehmen oder vielleicht mit digitalen Druck zu arbeiten, anstatt irgendwie mit anderen teureren Lösungen wirklich kundenorientiert zu kommunizieren und wirklich eben auch nicht nur solche Fragen weiter zu reichen und zu sagen... Möchtest du, wie gesagt, grün oder blau, sondern eben Lösungen anzubieten und sagen schon mal, das passt super gut zu deinem Projekt oder vielleicht die Materialien oder vielleicht diese Verarbeitungsweise.

00:14:51: Und das können wir uns zum Beispiel gut vorstellen und da wirklich aktiv in die Kommunikation zu gehen.

00:14:58: Genauso wie eben auch, was wir auch sehr gerne machen, das hatte ich vorher schon mal kurz angesprochen, sind kleine Rückfragen, verhindern einfach große Missverständnisse und hier auch wieder immer wieder gerne einchecken, um zu gucken, ob noch alles auf dem richtigen Weg ist.

00:15:15: Genau, das war es mal mit der Kommunikation.

00:15:19: Was sind denn jetzt noch so typische Stolpersteine?

00:15:22: Also gerade so speziell beim Innenausbau oder bei Digitaldruckprojekten.

00:15:27: Das sind natürlich, wo man immer wirklich dreimal nachgucken sollte, sind natürlich immer so Sachen wie Maße.

00:15:34: Also wenn die nicht übereinstimmen oder fehlen, das ist irgendwie immer doof.

00:15:39: Dann natürlich Materialwahl ist nicht mit der Funktion abgestimmt.

00:15:44: Das könnten auch nochmal so Stolpersteine sein.

00:15:47: Also schau, dass sie da wirklich nochmal... alles doppelt und dreifach checkt genauso wie eben auch designänderungen wenn die zu spät kommuniziert sind das ist natürlich dann auch immer so ein bisschen schwierig.

00:16:00: oder eben wenn es lange keine freigaben gibt und man die sich vielleicht auch nicht aktiv einholt dann verzögert das natürlich auch die ganze produktion oder eben auch logistik wird unterschätzt.

00:16:12: also zum beispiel zugänge Liefertermine und so weiter, Montage, das könnte auch alles sein, was noch so ein bisschen man einem Stolpersteine und in den Weg legt oder eben eben Herausforderungen sind.

00:16:30: Jetzt haben wir natürlich ganz viel über Stolpersteine und Kommunikation und Tipps und Tricks gesprochen, aber Was sind denn jetzt wirklich die besten oder das beste Beispiel für ein gutes Projektmanagement und was das ein Beispiel für schlecht ist?

00:16:44: Also ich denke, gutes Projektmanagement ist wirklich, wenn eine direkte Abstimmung mit dem Endkunden immer erfolgt, um einfach so eine sehr schnelle Entscheidung zu bekommen.

00:16:55: Gerade wenn wenig Zeit ist, ist das natürlich wichtig.

00:16:59: dass man da wirklich den entscheidert direkt irgendwie ans Telefon bekommt, weil es dann einfach schneller rollt.

00:17:04: Und meistens möchten die Kunden ja ihr Projekt gestern abgeschlossen haben.

00:17:09: Deswegen ist hier Communication wie immer Deckey und Praktische und Projekte brauchen einfach viel Kommunikation und praktische Lösungen.

00:17:25: Und schlecht, schlechtes Projektmanagement wäre dann natürlich so was wie dass viele Gewerke zur selben Zeit an Bau sind, da kommt man sich in die Quere, das ist manchmal nervig, das mindert die Qualität des Einzelnen natürlich auch bei der Ausführung der Arbeit und das dann immer so ein bisschen, ja, das lasst die Leute einfach in Ruhe ihre Arbeit machen und arbeiten, dann funktioniert das schon auch ganz gut.

00:17:50: und vor allem auch, was noch so ein Punkt wäre, wäre zum Beispiel keine Einbindung der Lieferanten oder Monteure.

00:17:58: Dass die nicht mit eingebunden werden, das kann auch immer so ein bisschen schwierig sein oder schlecht und es zum Beispiel natürlich auch keine Bemusterung gibt.

00:18:08: Genau.

00:18:10: So, das waren auf jeden Fall schon mal ganz ganz ganz viele Tipps bis hierhin, was wir jetzt zum Beispiel noch raten würden.

00:18:18: vor allem Teams, die vielleicht gerade ein komplexeres, größeres oder vielleicht auch ein komplexeres, kleineres Projekt starten möchten, sind auf jeden Fall diese fünf Tipps.

00:18:29: Also erstens redet alle früh miteinander und zwar nicht erst wenn es brennt.

00:18:36: Holt euch alle an einen Tisch, auch die Lieferanten, sprecht alles durch, organisiert alles.

00:18:43: Dritter Punkt fragt auch alles ab, was ich sage mal in Anführungszeichen eh schon klar ist, weil manchmal ist es dann eben doch nicht so klar, was für die einen ja super super klar ist und im Endeffekt ist es.

00:18:59: dann kann es hier auch zu Missverständnissen kommen, weil jeder dachte ja das wird schon oder wir machen das immer so oder was auch immer und danach hat man dann den Salat und das wäre natürlich doof.

00:19:10: Und als vierten Punkt testet früh, testet Material, testet Farbe, testet Proportionen, macht Samples und schaut, dass alles funktioniert.

00:19:22: Und als allerletztes, was wir euch immer ans Herz legen können, ist dokumentiert alles.

00:19:28: Das spart euch auf jeden Fall ganz, ganz viel Diskussion.

00:19:33: Genau.

00:19:35: Ansonsten denke ich, dass wir jetzt ganz, ganz viele Tipps in dieser Folge euch mitgeben konnten an alle diejenigen, die jetzt vielleicht gerade mitten in ein Projekt stecken, starten möchten oder ja vielleicht einfach schon nur ein paar Ideen im Kopf haben und es irgendwann angehen möchten.

00:19:54: Schreibt euch auf jeden Fall gerne die ganzen Tipps raus beziehungsweise.

00:19:58: Wir schauen natürlich, dass wir ein paar Tipps auch schon hier in die Show Notes packen.

00:20:01: Dann könnt ihr das einfach alles raus kopieren.

00:20:04: Und falls auch du jetzt gerade diese Folge angehört hast und dir denkst, wow, das sind super gute Tipps und ich habe tatsächlich ein Projekt, das ich bald starte.

00:20:14: Ich brauche aber so ein bisschen Hilfe dabei.

00:20:17: Dann habe ich jetzt was für dich und zwar schau einfach gerne mal in die Show Notes.

00:20:21: Da kannst du dir erst mal auf den Webseiten... ein paar Inspirationen holen für dein kleines oder großes Projekt.

00:20:32: Und falls du sagst, ich möchte Hilfe bei der Umsetzung haben, dann kannst du einfach über die Webseiten in Kontakt treten oder natürlich auch über die Social Media Kanäle, die hier auch verlinkt sind.

00:20:42: Und abgesehen davon würden wir uns natürlich auch super freuen, wenn wir noch ein Like, ein Follow, ein Kommentar bekommen.

00:20:51: und wie hier ein bisschen unterstützt werden bei diesem Podcast.

00:20:54: Das würde uns auf jeden Fall sehr, sehr, sehr freuen und das Ganze ist natürlich free und kostenlos.

00:21:01: Deswegen lasst doch einfach mal gerne ein Like da.

00:21:04: In dem Sinne, ich hoffe, ihr hattet auch schöne Weihnachtsfeiertage und wir wünschen euch natürlich hier vom ganzen lang und langen Team vom Printeriaz Podcast einen schönen und guten Rutsch ins neue Jahr, zwanzig sechsundzwanzig, möge das neue Jahr gefüllt von schönen Projekten und Designs sein.